In gesprek met je stakeholders – maar dan echt
Over hoe je het gesprek met de maatschappelijke omgeving kunt voeren
Onlangs begeleidde ik een groep toezichthouders en bestuurders bij een gesprek over de verbinding tussen bestuur en toezicht en de maatschappelijke context. Noem het ‘stakeholdermanagement’. Tijdens het gesprek kwam de vraag bij een van de deelnemers op: ‘Hoe gaan we dit zelf ooit kunnen, zonder begeleiding?’
Die vraag hield me nog even bezig na de bijeenkomst. Ik praat bijna dagelijks over hoe bestuur en toezicht de professionele dialoog met elkaar kunnen voeren en hoe zij in contact kunnen (moeten!) zijn met hun maatschappelijke omgeving. En ik realiseer me te weinig dat dit voor veel bestuurders en toezichthouders niet altijd vanzelfsprekend is. Het krijgt niet altijd prioriteit, de ‘stakeholders’ zelf lijken er niet altijd enthousiast over, het gesprek is dus soms wat teleurstellend, en zeker wat het intern toezicht betreft, is het zoeken naar de goede rol.
Natuurlijk zijn er genoeg mensen zoals ik, die daarbij een handje kunnen helpen. Maar uiteindelijk zou dat natuurlijk niet meer nodig moeten zijn. In dit blog daarom een paar praktische tips over hoe je, met name als intern toezicht, dat gesprek met die maatschappelijke omgeving kunt voeren.
Tip 1: Wees met elkaar helder wie je als maatschappelijk belanghebbenden ziet
Vaak denken bestuur en toezichthouders hier wel een gezamenlijk beeld over te hebben. Maar als ze erover in gesprek gaan, blijken de verschillen van inzichten groter dan gedacht. Over wie het gaat, en welke groepen het belangrijkste zijn. Dat is niet erg: het voeren van dat gesprek is precies de bedoeling. Want het is ook niet eenduidig.
En al te vaak lopen de rollen van de stakeholders door elkaar. Als je primaire belanghebbenden zoals medewerkers, studenten, cliënten in die rol aanspreekt, dan ligt rolverwarring op de loer. Je zult ze aan moeten spreken op hun betrokkenheid bij het algemene belang, bij ‘bedoeling’ van de organisatie, die hun eigen, individuele rol overstijgt.
Om die reden praat ik liever over ‘maatschappelijk belanghebbenden’ dan over stakeholders. Er zijn oneindig veel stakeholders, maar het gesprek dat op dit punt van belang is, gaat over de meerwaarde van jullie organisatie op lange termijn. Dan kan een ouder van een lastige klant plotseling een partner worden. Een bewoner van een beroepsklager een belangrijk klankbord. Een medewerker van een vakbondstijger een bron van inspiratie.
En zo zijn er nog andere groepen van belanghebbenden te vinden. De kernvragen waar het om gaat, zijn de volgende.
Met wie willen jullie (nee, moeten jullie!) in gesprek zijn over de langetermijn meerwaarde waar de organisatie voor staat?
Bij wie haal je je feedback en voeding voor het gesprek met het bestuur over de legitimatie van de besluiten die het bestuur neemt?
Bij wie vraag je feedback en ga je in dialoog over hoe jullie de resultaten waarderen, die de organisatie bereikt?
Die groepen, dat zijn je maatschappelijk belanghebbenden. En zoals gezegd, die vind je soms heel dichtbij, gewoon in en om de organisatie. Maar de crux is: je stelt ze dan andere vragen, die wat dieper gaan dan de praktische, dagelijkse aspecten.
Tip 2: zorg dat je maatschappelijk belanghebbenden de goede vragen stelt
De goede vragen stellen luistert nauw. Het moeten vragen zijn die gericht zijn op de lange termijn en die het eigen belang in het hier en nu van die belanghebbenden overstijgen. Dus niet: hoe tevreden ben je over deze organisatie? Maar: hoe zou deze organisatie er over 10 jaar uit moeten zien?
In de professionele dialoog gaat het om antwoorden op fundamentele vragen.
Wat is het bestaansrecht van jullie organisatie?
Op welke dieper gelegen, onderscheidende waarden, overtuigingen en intenties is dat gebaseerd?
Waarom zou jullie organisatie (vanuit maatschappelijk perspectief) morgen opnieuw opgericht moeten worden, als hij vandaag opgeheven zou worden?
Die vragen kun je niet rechtstreeks stellen, die zijn vaak een paar stappen te ver. Een heel voor de hand liggend begin kan ook zijn, om het verslag van het intern toezicht uit het bestuursverslag van de organisatie voor te leggen. Kijk, zo hebben we vorig jaar toezicht gehouden. Welke vragen hebben jullie daarover?
Welk gesprek je ook voert, voorkom dat je te veel blijft hangen in concrete problemen en vragen. Die kunnen we een ingang of een aanleiding zijn. Daarmee komen we op tip 3.
Tip 3: Laat het gesprek gaan over toekomst en algemeen belang
De kunst is, om het gesprek steeds van het hier-en-nu en het particuliere belang (als medewerker, als ouder, als bewoner) naar de toekomst en het algemene belang te verschuiven. Dus als het over een concrete situatie gaat, kun je vragen naar: hoe zou dat er over 5 jaar uit kunnen zien? Je kunt ook vragen naar wat er voor die mensen de afgelopen 10 jaar veranderd is. En wat ze denken dat de belangrijkste verandering voor de komende 10 jaar wordt. Of je kunt vragen naar wat zij denken dat het belang van jullie organisatie voor anderen is, dan zijzelf. Of hoe het gebouw er idealiter uit zou zien, als je het helemaal opnieuw zou bouwen.
De professionele dialoog gaat over naar buiten en vooruit kijken, om vervolgens (en daar ligt de rol voor het bestuur) naar binnen en het nu te kijken. Voor het intern toezicht gaat steeds om het verbreden van het perspectief en het verschuiven van de focus buiten de concrete, actuele situatie, meer naar de toekomst. Je kunt het ook koppelen aan een maatschappelijk thema in je omgeving. Hoe houden we deze krimpende regio leefbaar? Hoe laten we meer mensen meedoen in deze wijk van de stad? En hoe zorgen we ervoor dat kinderen gezonder en gelukkiger opgroeien?
Tip 4: Maak het niet te ingewikkeld
Organiseer geen grote bijeenkomsten, maar begin met het stellen van andere vragen op bestaande bijeenkomsten (een overleg met de medezeggenschap, of een locatiebezoek). Hou het handzaam, passend bij de tijd die je als toezichthouder kunt vrijmaken.
Tip 5: Zorg voor systematiek
Verwerk de dialoog met maatschappelijk belanghebbenden in je jaarkalender, op een haalbare manier, zodat je het vol kunt houden. Stem steeds af met de bestuurder, want die zal in praktische zin dit gesprek moeten organiseren en er ook vrijwel altijd bij zijn.
Tip 5: Maak geen uitgebreide verslagen
Maar maak in plaats daarvan vooral aantekeningen voor jezelf. En bespreek die op de eerstvolgende vergadering van het intern toezicht.
De belangrijkste tip: voer de dialoog vanuit een gedeelde visie op bestuur en toezicht.
De dialoog met maatschappelijk belanghebbenden is geen marketing, het is geen PR, het is niet iets om af te vinken of om mee te pronken in je jaarverslag. Bestuur en toezicht moeten beiden ten diepste voelen en vinden dat ze dat gesprek nodig hebben. En dat ze bereid zijn de opbrengst ervan van invloed te laten zijn op je werk.
En de laatste tip: houd vol!
Dan ga je na een paar jaar de effecten merken van het verdiepte gesprek dat je aan het voeren bent.
Over deze praktische aspecten van maatschappelijk verantwoord bestuur en toezicht organiseer ik community-bijeenkomsten, waarop bestuurders en toezichthouders uitwisselen over deze en andere tips en ervaringen. Je bent van harte welkom!
In dit wekelijkse blog schrijf ik over bestuur en toezicht van maatschappelijke organisaties. De uitgangspunten van mijn boek ‘Goed bestuur voor iedereen’ (Kloosterhof, 2024) keren hierbij regelmatig terug. Ik ontvang graag reacties.